GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

AMAÇ  :

MADDE 1- Bu yönetmelik Boyabat Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.

KAPSAM  :

MADDE 2- Bu yönetmelik Boyabat Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin  görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar. 

DAYANAK  : 

MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

TANIMLAR :

MADDE 4-

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye    : Boyabat Belediyesini,

Başkanlık  : Boyabat Belediye Başkanlığını,

Müdürlük  : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel    : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelleri,

Meclis       :  Boyabat Belediye Meclisini,

Encümen   : Boyabat Belediye Encümenini,

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

TEŞKİLAT :

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Evlendirme Memurluğu ve Santral birimlerinden oluşmaktadır.  

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

MADDE 6-

1. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
2. Görev bölümü yapmak, izin, hastalık v.b. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
3. Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.
4. Meclis toplantı gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek, meclise havale edilen konuları meclis üyelerine meclis toplantı gününden en az 3 gün önce göndermek.
5. Başkanlıktan encümene görüşülmek üzere gönderilen evrakları inceleyerek encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak. 
6. İmzadan çıkan encümen kararlarının ilgili müdürlüklere zamanında ve eksiksiz olarak gönderilmesini sağlamak.
7. Meclise ve encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.
8. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek. 
9. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.
10. Müdürlüğün görev alanlarına giren konular ile ilgili kanunlar çerçevesinde kararlar vermek. 
11. Müdürlük personeli, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

MADDE 7-

1. Belediye meclisi ile ilgili görevleri,
2. Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
3. Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri,  
4. Diğer görevleri.

1. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

          a) Belediyemiz     birimlerinden   yasa,   tüzük    ve    yönetmeliklere    uygun    olarak    Belediye meclisinde    görüşülüp    karara    bağlanmak     üzere     Belediye     Başkanlığından    havaleli evrakları    almak,   gündem   maddesi   olarak   hazırlayarak  Meclis  Başkanlığına  sunmak ve gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek. 

    b) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun  19.  Maddesine   göre  belediye  meclis  başkan   vekilleri, belediye  meclis  katipleri  ve  belediye  yedek  meclis  katiplerinin  seçim   zamanlarını   takip etmek,  gizli  oylama  yapılması  için  oy  pusulalarını  hazırlamak,  seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

    c) 5393  Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin başkanlıkça  açılması  ile  meclis  konuşmalarını not almak,  ses  kayıt  cihazı  ile  kayıt   altına alınmasını  sağlamak  ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere ve  meclis  başkanına  imzalatmak  ve  bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye  hazır bulundurmak.

    d) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun  21.  Maddesine  göre  belediye  başkanı  tarafından  her ay belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta ve zimmet  defteri  ile  imza  karşılığı  olarak  Zabıta  Müdürlüğü  aracılığı  ile  teslim  edilmesini sağlamak. 

    e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait meclis kararlarının  birer  adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak teslim etmek. 

    f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine imzalatmak. 

    g) Kesinleşen  imar  ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre  en  geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta Müdürlüğüne göndermek. 

    h) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun  24.  Maddesine  göre  kanunen  zorunlu   olarak kurulması gerekli  olan  plan  ve  bütçe  komisyonu,  imar  komisyonu  ve  diğer  ihtisas  komisyonlarının seçimlerinin   her  yıl   yapılmasını  takip   etmek,  seçimi  sonuçlandırmak  ve  seçilen   meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

    ı) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun  29.  Maddesine  göre  belediye  meclis  başkanı  ve  meclis üyelerini  meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere imzalatmak  ve  her   ay   sonu   huzur   hakkı   ödemeleri   için   Mali  Hizmetler  Müdürlüğüne göndermek.

    i) 5393  Sayılı  Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy ile  oy  pusulaları  hazırlanarak  daimi  encümen  üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak ve seçilen meclis üyelere görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

    j) Alınan   meclis  kararlarını  meclis  karar defterine,  meclis  esas  defterine  yazmak  ve   meclis başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.

    2)  Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

1. Belediyemiz birimlerinin ilgili konularını  Belediye Başkanından havaleli olarak gündem maddesi şeklinde hazırlayarak  encümene sunmak. 
2. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesine göre haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararları yazmak, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlamak. 
3. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak ve ilgili dosyada arşivleyerek saklamak. 
4. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerinin devamlılıklarını belirlemek üzere puantajlarını düzenlemek ve huzur hakkı ödemesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne  göndermek.

       3)  Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri:

                                            a)  Evlenmek   amacıyla   müracaat  eden  çiftlerin  Evlendirme Yönetmeliğine göre gerekli evrakları  istemek,  incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam olanların evlilik beyannamesini doldurmak ve  nikah işlemlerini yapmak.   

              b) Nikah akitleri  yapılan çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine teslim etmek.

                                            c) Nikah   akitleri   yapılan   çiftlerin   kütüğe   işlenmesi   için  ilgili  mernis   bildirimlerini düzenlemek ve Nüfus Müdürlüğüne göndermek.

              d) Tek  taraflı  veya çift taraflı evlenme izin belgesi ile yapılan nikahlarda ise beyannameyi veren  evlendirme  memurluğu  ile   Evlendirme  Yönetmeliğinin  22.   Maddesine   göre gerekli yazışmaları yapmak. 

         4) Diğer Görevleri:

             a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm  müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

             b) Giden  resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları, şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak.

             c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.

                                           d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları çerçevesinde iletilmesini sağlamak.

             e) Posta  ile  gönderilecek olan adi  ve  taahhütlü  postaları  posta zimmet defterine işlemek, resmi posta pullarını yapıştırmak ve PTT’ ye teslim edilmesini sağlamak.

                                          f)  Kardeş  şehir  ile  ilgili  yazışmaları  takip  etmek  ve  kardeş  şehir  dosyasında muhafaza etmek. 

                                          g) Belediye   Başkanlığı    tarafından    verilen   yazışmaları   yapmak   ve   ilgili   dosyalarda muhafaza etmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

YÜRÜRLÜK :

MADDE 8- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 9- Bu Yönetmelik hükümleri 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18/m Maddesi gereği

Boyabat  Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

YÜRÜTME:

MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerini Boyabat Belediye Başkanı yürütür.