

Meclis toplantıları için gündemin hazırlanarak gerekli duyuruların yapılmasını, görüşme tutanaklarının kaydedilmesini, alınan kararların yazımını ve uygulayıcı birimlere gönderilmesi işlemlerini yürütür.
GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar
AMAÇ :
MADDE 1- Bu yönetmelik Boyabat Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.
KAPSAM :
MADDE 2- Bu yönetmelik Boyabat Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar.
DAYANAK :
MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR :
MADDE 4-
Bu yönetmelikte geçen,
Belediye : Boyabat Belediyesini,
Başkanlık : Boyabat Belediye Başkanlığını,
Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Personel : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelleri,
Meclis : Boyabat Belediye Meclisini,
Encümen : Boyabat Belediye Encümenini,
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
TEŞKİLAT :
MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Evlendirme Memurluğu ve Santral birimlerinden oluşmaktadır.
MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:
MADDE 6-
.
MADDE 7-
a) Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli evrakları almak, gündem maddesi olarak hazırlayarak Meclis Başkanlığına sunmak ve gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek.
b) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19. Maddesine göre belediye meclis başkan vekilleri, belediye meclis katipleri ve belediye yedek meclis katiplerinin seçim zamanlarını takip etmek, gizli oylama yapılması için oy pusulalarını hazırlamak, seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.
c) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin başkanlıkça açılması ile meclis konuşmalarını not almak, ses kayıt cihazı ile kayıt altına alınmasını sağlamak ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere ve meclis başkanına imzalatmak ve bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye hazır bulundurmak.
d) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. Maddesine göre belediye başkanı tarafından her ay belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta ve zimmet defteri ile imza karşılığı olarak Zabıta Müdürlüğü aracılığı ile teslim edilmesini sağlamak.
e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait meclis kararlarının birer adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak teslim etmek.
f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine imzalatmak.
g) Kesinleşen imar ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre en geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta Müdürlüğüne göndermek.
h) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 24. Maddesine göre kanunen zorunlu olarak kurulması gerekli olan plan ve bütçe komisyonu, imar komisyonu ve diğer ihtisas komisyonlarının seçimlerinin her yıl yapılmasını takip etmek, seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.
ı) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 29. Maddesine göre belediye meclis başkanı ve meclis üyelerini meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere imzalatmak ve her ay sonu huzur hakkı ödemeleri için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
i) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy ile oy pusulaları hazırlanarak daimi encümen üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak ve seçilen meclis üyelere görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.
j) Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine, meclis esas defterine yazmak ve meclis başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.
2) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:
3) Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri:
a) Evlenmek amacıyla müracaat eden çiftlerin Evlendirme Yönetmeliğine göre gerekli evrakları istemek, incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam olanların evlilik beyannamesini doldurmak ve nikah işlemlerini yapmak.
b) Nikah akitleri yapılan çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine teslim etmek.
c) Nikah akitleri yapılan çiftlerin kütüğe işlenmesi için ilgili mernis bildirimlerini düzenlemek ve Nüfus Müdürlüğüne göndermek.
d) Tek taraflı veya çift taraflı evlenme izin belgesi ile yapılan nikahlarda ise beyannameyi veren evlendirme memurluğu ile Evlendirme Yönetmeliğinin 22. Maddesine göre gerekli yazışmaları yapmak.
4) Diğer Görevleri:
a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.
b) Giden resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları, şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak.
c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.
d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları çerçevesinde iletilmesini sağlamak.
e) Posta ile gönderilecek olan adi ve taahhütlü postaları posta zimmet defterine işlemek, resmi posta pullarını yapıştırmak ve PTT’ ye teslim edilmesini sağlamak.
f) Kardeş şehir ile ilgili yazışmaları takip etmek ve kardeş şehir dosyasında muhafaza etmek.
g) Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak ve ilgili dosyalarda muhafaza etmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
YÜRÜRLÜK :
MADDE 8- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
MADDE 9- Bu Yönetmelik hükümleri 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18/m Maddesi gereği
Boyabat Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
YÜRÜTME:
MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerini Boyabat Belediye Başkanı yürütür.
.